Entenda como a mudança do ERP otimizou os processos da loja de material de construção do Eduardo
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Entenda como a mudança do ERP otimizou os processos da loja de material de construção do Eduardo
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[storytelling] Entenda como a mudança do ERP otimizou os processos da loja de material de construção do Eduardo

[storytelling] Entenda como a mudança do ERP otimizou os processos da loja de material de construção do Eduardo

Eduardo foi destaque em seu curso de engenharia civil. Isso não se deu porque sua família tinha uma loja de material de construção renomada na região, nem por sempre trazer para as discussões de sala sua predileção por tecnologias como ERP e soluções de automação.

Mas, sim, porque seu desempenho era diferenciado e acabou rendendo um convite para o programa de trainee mais disputado do setor. Depois de finalizar o período de estágio com louvor e sua formatura na faculdade, veio uma escalada vertiginosa para os cargos de gestão da multinacional.

Mas ele sempre encarou essa experiência como uma etapa que antecederia seu maior e mais recompensador desafio: triplicar o marketshare do negócio de sua família.

Fundação e laje: o começo de tudo

Depois de sua passagem de sucesso por uma construtora com empreendimentos em todo o mundo, Eduardo sentiu que era o momento de dedicar seu conhecimento e sua visão para o negócio da família.

Seu pai, um dos membros da primeira geração que fundou o negócio, soube como ninguém aproveitar os anos de crescimento econômico brasileiro e, a seu modo, investiu em algumas soluções que trouxeram ordem aos processos internos, como um ERP, compatível com o porte do negócio.

Depois de um tempo, porém, e sem muita resistência, passou a gestão do negócio para o filho — afinal de contas, Eduardo era mais do que capaz e demonstrava paixão por tudo aquilo.

Assim, para não causar traumas na transição de poder, ocupou-se, primeiramente, em fazer um levantamento do terreno, descobrir as fraquezas, os desafios, as forças e as oportunidades do negócio.

Percebeu, por exemplo, que os profissionais que faziam parte da primeira linha de gestão tinham bom conhecimento técnico, mas como não tinham informações organizadas no sistema, recorrentemente tomavam decisões erradas ou demandavam suas autorizações para dividirem a responsabilidade pelos resultados.

Também se assustou com os números do negócio. A loja movimentava uma quantia considerável de dinheiro, pois, afinal de contas, atendia pequenos consumidores e grandes construtoras, mas, ao mesmo tempo, também tinha muitas despesas inexplicadas.

Supraestrutura e vedação: as soluções que estavam à mão

Com a crise econômica que assolava o Brasil, logo Eduardo percebeu que precisava cuidar daqueles números não apenas para resolver o problema, mas, principalmente, para garantir que o negócio ficasse ileso à onda de falências no país.

Ele sabia que precisava modernizar seus processos administrativos, pois muitos deles eram realizados fora do sistema, mas, ao mesmo tempo, com a queda das vendas, só pensava em minimizar as perdas e cortar custos.

Mas, com sua positividade característica, acreditava que tudo acabaria bem, afinal, todas as decisões e todos os processos mais críticos eram executados por ele. Temporariamente, poderia garantir a eficiência administrativa e, após a crise, buscar soluções para essa situação emergencial.

Assim foi, aos poucos, centralizando todos os processos e as conferências em sua mesa. Nada passava sem sua aprovação, intervenção ou opinião. O sistema instalado tinha muitas fragilidades, os funcionários reclamavam de perdas de registros, e, em resumo, não inspirava confiança.

Na verdade, também consumia seu tempo e sua saúde. Eduardo via a vida passar à sua volta, não tinha tempo de acompanhar as apresentações escolares de seus filhos ou sair para jantar com sua esposa. As especializações que desejava fazer foram, uma a uma, postergadas para o ano seguinte.

Essa situação incomodava porque, no final das contas, ele sabia que precisava investir na otimização dos processos do negócio, delegar responsabilidades e concentrar seus esforços para a ampliação. Mas ora achava que a troca de sistemas ficaria muito cara, ora sofria com a possibilidade de ter muitas falhas durante a mudança.

Cobertura: parceiros que nunca falham

Ele não gostava daquelas palavras, mas sabia que estava acomodado e estressado. Não era uma situação confortável — muito pelo contrário. O negócio estava consumindo suas energias, as horas de trabalho e os recursos apenas para não ir à falência.

Pela primeira vez, cogitou vender a empresa para algum concorrente. Então, decidiu encontrar-se com um antigo colega de trabalho depois de desmarcar diversas vezes.

No dia, ele foi surpreendido por outra notícia: a de que Carlos, a que também chamava de amigo, estava ali para celebrar. No mês anterior, quando começou a insistir pelo encontro, havia sido promovido e assumiria a gestão da sede da empresa em Moçambique no semestre seguinte.

Carlos também teve um choque inicial. Ao ver Eduardo, percebeu sua fisionomia cansada, abatida e com alguns quilos a mais.

Ele sabia que tinha algo de errado e, em poucas horas de papo sobre o dilema da venda, viu que seu amigo, na verdade, precisava resgatar sua maneira singular de avaliar o cenário, entender as soluções e criar um plano de ação para executá-las.

Mas, para isso, não bastava apenas motivá-lo, mas, sim, aguçar sua reflexão com uma isca para a mudança de comportamento. Sugeriu, então, que Eduardo conversasse com um consultor da MicroUniverso, dizendo que todas as empresas que conhecia tinham se surpreendido com o suporte da empresa e as funcionalidades de seu ERP.

Revestimento: o sucesso da reviravolta graças a um ERP

Eduardo agradeceu Carlos, fez algumas pesquisas em fóruns especializados, listou os concorrentes do ERP sugerido. Também conversou com o desenvolvedor do seu sistema atual e descobriu que ele não faria grandes atualizações nos próximos anos.

Por incrível que pareça, essa busca reascendeu suas esperanças e seu gosto pelas tecnologias e inovações do setor, assim como a certeza de que não queria vender a loja de material de construção da sua família.

Então, por fim, conversou com o consultor da MicroUniverso e, surpreendeu-se com a descrição dos serviços, processos, funcionalidades do ERP, assim como a forma como seria conduzida a migração de registros e informações e com a preocupação deles em instalar gradativamente cada módulo, e não todos de forma brusca.

Viu que ali teria metodologia, know-how, experiência e suporte que lhe seriam fundamentais não só no processo de implantação, mas também nas etapas seguintes.

O ERP, em si, tinha as funcionalidades que precisava, nos padrões daquele utilizado na multinacional que havia trabalhado. Essa associação lhe deu ainda mais segurança, e, por isso, tomou a decisão de adotá-lo para a gestão da loja.

A precisão e a sincronia trazidas pelo sistema agradaram não só ao Eduardo, como também seus funcionários. As informações agora transitavam entre os setores em processos mais claros e eficientes.

Os relatórios facilitaram tanto a apuração da performance de setores-chave do negócio, como financeiro e compras, que rapidamente Eduardo conseguiu delegar novamente as responsabilidades para cada gestor de área.

Acabamentos e facilidades: os resultados de uma grande obra

Os resultados, finalmente, começaram a aparecer, e, entre eles, análises qualificadas, confiança nos registros — algo que há muito tempo faltava: planejamento de expansão.

Eduardo, agora, tinha um time muito mais inteirado sobre a realidade do mercado, uma operação comercial mais eficiente e custos reduzidos e controlados. Ele, finalmente, podia expandir.

Foi, justamente olhando os relatórios e fazendo pesquisa entre seus clientes, que ele achou a resposta: existia uma grande oportunidade no mercado digital, e ele sairia à frente de seus concorrentes.

Depois de alguns meses com o ecommerce já em funcionamento e o ERP plenamente instalado, foi a vez de Eduardo ligar para Carlos, agradecer e celebrar — afinal de contas, tinha aumentado suas vendas e estava programando férias: um safári na África, com direito à visita ao amigo.

Aqui na MicroUniverso, recorrentemente vemos casos em que o gestor tem resistência para fazer a troca do ERP — seja por achar que o investimento será alto, seja porque tem receio dos impactos que a mudança pode causar.

Se esse é o seu caso, ou também vive um dilema como o Eduardo, converse com um de nossos consultores também. Encontraremos a alternativa mais viável e de sucesso para sua empresa.