Contabilmente, o estoque é um ativo muito valioso para qualquer negócio no mercado varejista brasileiro e precisa ser muito bem gerido para que realmente gere um lucro satisfatório. Por isso, cometer erros na gestão de estoque, por mais irrelevantes que eles possam parecer, pode ser fatal para uma empresa.

Saber controlar as mercadorias armazenadas com eficiência é essencial para otimizar os custos operacionais e garantir um bom volume de vendas. Sem contar que pode evitar erros comuns na gestão de estoque. No entanto, apesar da relevância da área para os resultados do empreendimento, nem sempre ela recebe a devida atenção por parte dos empreendedores do mercado.

Neste post, apresentaremos de maneira direta os principais erros na gestão de estoque que jamais devem ser praticados em uma loja de material de construção. Continue a leitura e confira!

Quais são os maiores erros cometidos na gestão de estoque?

Nos dias atuais, existem várias maneiras de fazer o controle de estoque dentro dos empreendimentos. Mas, algumas vezes, falhas podem acontecer e as empresas podem ser prejudicadas. Veja abaixo quais são os principais equívocos cometidos!

1. Estocar itens em excesso

Deixar de controlar a movimentação dos produtos de uma loja acarreta tanto na falta quanto no excesso de itens em estoque. E, se o seu setor de compras não tem as informações precisas sobre o que é necessário adquirir, isso acontece devido à ausência de acompanhamento das quantidades dos produtos e de seu giro de mercadorias.

Observe como uma coisa puxa a outra: essas falhas comprometem os pedidos — toda vez que há demanda e faltam produtos, os riscos de perdas e desperdícios aumentam, acontecem erros no gerenciamento de entregas, além de aumentarem os custos. E, por sua vez, tudo isso reflete negativamente no equilíbrio e nos resultados financeiros da empresa.

2. Não ter volume adequado para atender a demanda regular

Do mesmo modo que manter produtos em estoque em excesso é prejudicial para a saúde financeira de um negócio, o contrário também é verdade. Se você se baseia em um histórico bem-feito de vendas realizadas em um determinado período, provisionar o volume adequado para atender a demanda regular, torna-se uma tarefa muito mais fácil.

Nesse sentido, permitir que os processos da loja sejam executados manualmente, ou por meio de uma planilha de Excel, por exemplo, aumenta bastante o risco de ocorrências indesejadas, com uma grande possibilidade de não obter os registros corretos do passado. Agir assim torna as informações cada vez menos confiáveis e seguras, além de comprometer a produtividade e os resultados.

3. Deixar de integrar setores importantes com um bom sistema

Para executar o seu trabalho da maneira mais eficaz possível, os setores de vendas e compras dependem diretamente de todas as informações geradas pelo setor de estoque. Cometer os erros de não investir no compartilhamento dessas informações e não integrar essas áreas, pode significar assinar, definitivamente, a carta de falência de uma loja de material de construção.

A boa notícia é que isso pode ser facilmente solucionado com uma comunicação mais fluida, com o compartilhamento de informações em tempo real e por meio do investimento em um sistema de gestão integrado, que promova a troca de referências e automatize todos os processos inerentes à rotina desse tipo de negócio.

4. Manter as informações do estoque desatualizadas

Acontece com mais frequência do que podemos imaginar, com o intenso fluxo de entradas e saídas de mercadorias e com a correria do dia a dia, usamos a famosa frase “mais tarde eu registro”. Esse é um dos erros na gestão de estoque que podem acabar de vez com um negócio simplesmente porque não é confiável contar com a nossa memória e, assim, esses registros importantes podem cair no esquecimento.

A consequência desses furos no estoque são as piores possíveis para uma loja de material de construção. Afinal, registros incompletos ou informações desatualizadas são bastante danosas não só para a gestão de estoque, como também para a parte fiscal, em função de falhas ou até mesmo de faltas de emissão de notas fiscais.

Para superar desafios como esse, a adoção de um sistema integrado com os demais setores, principalmente o setor comercial com o de compras, serve para manter as informações constantemente atualizadas e facilitar todo o processo. Isso quer dizer que qualquer tipo de mudança — seja na descrição de um produto, em um código, em uma data de aquisição ou no preço — deve ser devida e imediatamente registrada.

5. Esquecer de controlar efetivamente a validade dos produtos

Você pode até alegar que material de construção é uma modalidade de produtos do varejo que demora para perder a validade. Contudo, se não houver um controle rigoroso desse aspecto, sua loja pode perder muito dinheiro com isso. Estoque parado é sinônimo de prejuízo financeiro, até porque um negócio não pode se dar ao luxo de ter capital empatado em seus armazéns.

Com um controle efetivo da validade de mercadorias paradas por meio de um sistema de gestão, é possível estimular os clientes a comprá-las com mais propriedade, fazer promoções desses produtos e, assim, girar adequadamente o estoque. Em tempos de crise, recorrer a estratégias desse tipo não é apenas algo importante, é também algo necessário.

6. Não investir em tecnologia

O uso de métodos e ferramentas ultrapassadas, assim como a escassez de um sistema de gestão eficiente, pode ocasionar erro em informações importantes. Além disso, preservar anotações manuais, sejam elas em planilhas ou até mesmo em blocos de papel se torna uma tarefa difícil, afinal, é preciso manter uma organização para quando for necessário efetuar uma consulta, esse documento ser de fácil acesso.

Porém, essa forma de armazenagem foi substituída pelo sistema integrado por diversas empresas, na qual todos que pertencem à organização podem ter acesso com mais facilidade e exatidão, evitando possíveis erros ou a perca de documentos importantes. Portanto, invista em um sistema de gestão, em computadores, notebooks e até mesmo em celulares que possam ser usados para acessar o sistema de qualquer lugar e 24 horas por dia.

7. Não investir na capacitação da equipe

Um dos erros mais comuns de todos é contratar as pessoas para realizar o trabalho e não investir em treinamentos sobre a correta gestão de estoque. De tempos em tempos é bom relembrar certos procedimentos e aprimorar os conhecimentos de todos. Isso é possível por meio de alguns métodos e entre eles podemos citar:

  • capacitações internas;
  • palestras;
  • cursos em instituições especializadas.

Para usar as ferramentas corretas, além do conhecimento, as pessoas precisam estar engajadas e focadas em um mesmo objetivo. Vale ressaltar, que de nada adianta investir em um bom software de gestão, se os funcionários não sabem como trabalhar com ele. É necessário ensinar a todos como se trabalha com o sistema, para que as informações corretas possam ser lançadas nele.

8. Não controlar o giro dos produtos

Mais um erro que é cometido pelos gestores de estoque na maioria dos empreendimentos, é não realizar o controle rigoroso do giro dos produtos. Não devem ser levadas em consideração, apenas as informações de demanda ou dados isolados de determinados itens.

Mas, sim, é preciso estar atento às datas que os itens entraram no estoque e quando eles saíram, podendo saber de maneira exata quanto tempo a mercadoria fica armazenada na empresa e quanto de cada item deve ser readquirido dentro de determinado período.

Se o gestor estiver desconsiderando o giro de estoque, pode estar cometendo um erro, pois, por muitas vezes, investirá dinheiro em itens que não serão vendidos tão rapidamente e, consequentemente, deixará de investir em produtos que são vendidos frequentemente.

9. Informações desatualizadas

O ponto principal para manter um estoque organizado, eficiente e sem erros é sempre registrar todas as informações completas e quando elas acontecem, afinal, com o grande fluxo de entradas e saídas, é comum ocorrer furos de estoque devido ao mal planejamento e execução das operações de sistema.

Sendo assim, quando é feito o uso de um sistema integrado com todos os departamentos da organização, sejam eles, compras, vendas ou faturamento, todo o processo é facilitado, evitando enganos e mantendo as informações sempre atualizadas. Por isso é que ressaltamos a importância de sempre registrar todos os movimentos de estoque no ato, para que as informações sejam precisas e corretas.

10. Comprar mais itens que o necessário

Quando um gestor não tem em mãos o estoque atualizado, ele se sente dando tiros para todos os lados na hora de fazer as compras, afinal, não há como saber quantos itens precisa comprar e acaba adquirindo, muitas vezes, mercadorias que nem são vendidas ou que estão disponíveis em grande quantidade no estoque, o que pode trazer sérios problemas para o negócio. Entre as dificuldades geradas pela compra de itens em excesso podemos citar:

  • grandes chances de perda;
  • produtos obsoletos;
  • comprometimento de espaço físico.

Por essas e outras razões, é necessário ter em mãos o inventário correto dos itens que o empreendimento tem, já que dessa forma é possível saber o que tem ou não para realizar com êxito as próximas negociações. Sem contar que, dessa forma, também pode-se ter acesso às informações de rotatividade dos itens.

11. Não administrar bem as contas

Outro erro comum é não conseguir administrar as contas. Se a sua organização não tiver um controle rigoroso de todas as entradas e saídas, sejam elas de financeiro, estoque físico e contábil, haverá uma grande possibilidade de não conseguir ter uma noção real de quanto precisa gastar com a compra de novos itens.

Podem ocorrer furos e perdas que geram custos, além de vendas que podem ser canceladas devido à falta de produtos, o que faz com que o gestor não consiga ter uma visão financeira do negócio que seja correta.

12. Ter um cadastro de itens sem padrão

Em casos de empresas sem um padrão definido para o registro dos materiais, há uma chance enorme de um mesmo item ser cadastrado com descrições e códigos diferentes. Isso prejudica tanto o controle por parte do vendedor — que dificilmente saberá se determinado produto está apenas cadastrado de maneira errada ou se realmente aquilo está indisponível — quanto aumenta os riscos de haver furos de estoque.

Solucionar esse problema é muito simples: basta optar por uma forma padrão na hora de criar descrições e códigos, além de recorrer a apenas uma descrição e somente a um código para cada tipo de mercadoria.

Como a tecnologia auxilia os gestores a evitar erros comuns na gestão de estoque?

Com o uso da tecnologia, os gestores conseguem fazer constantemente o controle de estoque do empreendimento, por meio de dispositivos móveis, podendo acessar as informações de qualquer lugar e a qualquer momento. Sem ela, fica impossível, para os administradores, que possuem muitas atividades, lembrarem de todos os detalhes e itens que estão em seu armazém.

Sendo assim, pode-se dizer que a tecnologia otimiza o tempo de gestão e auxiliar os empreendimentos a se destacarem no mercado. Sem contar que tendo em mãos a real quantidade de cada item, é possível realizar eventos promocionais, saldões e black-Fridays.

Então, tenha em mente que um bom ERP é capaz de aumentar a eficiência da gestão, mitigar todas essas falhas e erros na gestão de estoque e até mesmo de proporcionar meios sólidos de otimizar os lucros em uma loja de material de construção.

E, contar com uma empresa especializada em sistemas integrados para a gestão empresarial como a MicroUniverso, é de extrema importância para que tudo saia conforme o planejado. O ERP oferecido pela empresa é altamente maduro e focado nas negociações dos clientes, contando com ferramentas que podem dar uma visão geral de toda a empresa aos empreendedores e gestores.

Sendo assim, não deixe de analisar todas as funcionalidades do sistema oferecido pela MicroUniverso e conte com tudo o que precisa em um mesmo programa. Dessa forma, os erros comuns na gestão de estoque não serão mais cometidos em sua empresa e seus negócios serão um sucesso.

Gostou dessas dicas sobre a gestão de estoque? Entre em contato conosco agora mesmo e saiba tudo sobre o nosso sistema!