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Como organizar e automatizar o departamento de expedição
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Como organizar e automatizar o departamento de expedição da sua loja de varejo de material para construção.

Como organizar e automatizar o departamento de expedição da sua loja de varejo de material para construção.

Ter um controle do setor de expedição eficiente é essencial para oferecer a melhor experiência de compra para os clientes da sua loja de material de construção. Em linhas gerais, o conceito de expedição consiste em garantir que as datas acordadas pelo departamento de vendas para a entrega dos produtos serão efetivamente cumpridas e que os produtos a serem entregues são os que foram comprados pelos clientes.

Além disso, todas as etapas do processo, que vão do fechamento do pedido à entrega, passando pela separação, montagem, faturamento e transporte ocorrerão dentro do prazo previsto.

Neste post, vamos falar sobre a importância do controle no setor de expedição e como o ERP Microuniverso pode trazer diversas vantagens para o negócio, garantindo agilidade, qualidade e cumprimento dos prazos estabelecidos com os clientes. Confira!

O que é o controle de expedição e qual a sua importância?

Controlar o processo de expedição desde o fechamento do pedido de venda até a entrega do produto na casa do cliente é essencial por diversos motivos:

  • permite identificar possíveis gargalos no ciclo, agindo antes de comprometer a imagem da marca;
  • garante que o cliente receberá o produto no prazo prometido, pois é possível corrigir determinados atrasos;
  • mostra para o gestor como está o desempenho de cada área que participa da expedição em termos de prazo;
  • ter a opção de suspender entregas caso o cliente esteja inadimplente.

O controle de expedição é importante a partir do momento que oferecer agilidade, qualidade e entregar aquilo que o cliente comprou dentro do prazo acordado não é mais diferencial e, sim, exigência de mercado.

Deixar de gerenciar esse processo pode causar danos irreparáveis na imagem da empresa.

Por que adotar o controle de expedição na sua empresa?

Apostar no controle de expedição na sua empresa é a garantia de que todos os prazos fechados pela equipe de vendas serão realmente cumpridos, independentemente de possíveis percalços no caminho, como atraso na montagem do pedido ou algum problema no transporte.

Ao controlar todo o processo de expedição é possível agir rapidamente caso ocorra algum imprevisto em uma das etapas, garantindo que o cliente receberá os produtos comprados dentro do prazo fechado.

Investir no controle de expedição aprimora também a gestão do estoque da empresa. Isso acontece porque quando uma venda é realizada é necessário saber se há produto disponível para entrega. No caso de venda sob encomenda, o prazo de entrega é ainda maior devido ao fornecedor.

Com a adoção do controle de expedição, a gestão do estoque é otimizada. Quando um vendedor fecha um pedido de vendas, automaticamente reserva aquele produto para que outro profissional não o venda novamente. Desse modo, o produto informado ao setor de expedição, ficará reservado no estoque para o cliente que fez a compra.

Como começar a desenvolver um controle eficiente no setor de expedição?

Separamos algumas boas práticas para você começar a adotar em sua empresa e otimizar o processo no setor de expedição.

Mapeie os processos de controle, armazenagem e expedição no estoque

Antes de mais nada para você iniciar qualquer mudança, é fundamental que o gestor tenha conhecimento e domínio de todos os processos de controle, armazenagem e expedição de produtos. Afinal, para iniciar a melhoria em um setor, seja qual for ele na empresa, é necessário ter uma visão ampla do seu negócio.

Além disso, seu time de colaboradores deve compreender a importância desse setor em toda jornada de compra. Nesse sentido, eles devem ser capacitados, motivados e engajados para auxiliarem na identificação de gargalos e contribuir para o mapeamento de processos.

Com as informações coletadas e organizadas, será possível mensurar os custos, tempo despendido em cada tarefa e um mapeamento detalhado dos fluxos do seu setor para sua tomada de decisão de forma mais rápida e objetiva.

Faça um benchmarking

Uma tendência de muitos empresários é olhar para dentro de seu negócio e, com base nas suas experiências positivas ou negativas, implementar novos processos, ferramentas e formatos. Isso pode ser feito por meio de um benchmarking.

Além dessa iniciativa, nossa proposta para você é que olhe para fora, analise as boas práticas de seus concorrentes. Existem muitos parceiros que já passaram pela mesma dor que você, sem dúvidas, estarão abertos a compartilhar as experiências em suas organizações e colaborar com o seu processo de controle no setor de expedição.

Para viabilizar, outra dica é pedir ao seu consultor do ERP que apresente um case de sucesso já implantado.

Planeje um bom layout

Um layout bem desenhado em seu estoque ajuda a aprimorar os resultados no setor de expedição de sua loja. Logo, quando o planejamento é bem estruturado, ele proporciona importantes benefícios para a área, como:

  • uma boa organização do layout faz com que o espaço seja aproveitado da melhor maneira possível. Assim, é possível armazenar mais itens utilizando o mesmo ambiente;
  • os corredores devem ser projetados para garantir uma boa movimentação de pessoas, máquinas e equipamentos, sem comprometer a área que é destinada aos produtos;
  • aumento da produtividade é outra grande vantagem de se investir na organização do layout é conseguir aumentar os níveis de produtividade. Afinal, os itens passam a ser organizados seguindo uma lógica mais coerente.

Manter um controle sobre as movimentações

Uma das estratégias fundamentais, além de determinar onde cada material será armazenado, é criar regras sobre a movimentação e a estocagem de mercadorias. Cada produto precisa estar alocado conforme condições, por exemplo, de temperatura e umidade.

Além da localização, também devem ser definidos procedimentos a serem seguidos toda vez que um item precisar entrar ou sair do estoque. Essas regras podem falar, por exemplo, sobre restrições de horário e o registro que deve ser feito a cada movimentação, por exemplo.

Faça inventários periódicos

Mesmo com uma estrutura definida e planejada, é normal que aconteçam erros e, após algum tempo, o seu inventário real não condiz com o que está registrado nos sistemas. Para minimizar ou não haver essas diferenças, faça inventários periodicamente.

Quando é feita essa contagem do estoque físico, é preciso ficar atento aos desvios causados por avarias, perdas e falha no registro das movimentações, além de itens fora ou próximos da validade. Ao implementar ferramentas de controle, você pode estabelecer metas para que os desvios no inventário sejam reduzidos ao longo do tempo.

Estabeleça políticas de estocagem

Com base nos períodos em que as demandas de determinados produtos são maiores ou menores, elas devem ser identificadas ao longo do ano para que o estoque esteja abastecido de forma a alinhar-se adequadamente com o volume de vendas e a oferta dos produtos.

Para isso, os gestores devem definir qual o nível máximo e mínimo de mercadoria que precisa ser mantido nos estoques. Mais especificamente, devem catalogar quais os produtos devem ser mantidos em cada estoque e a quantidade de cada um para cada momento, considerando a quantidade mínima de segurança para não haver furos.

Além disso, é importante definir um padrão de organização mais otimizado para a movimentação dessas mercadorias em cada estoque. Isso dará maior fluidez às operações para reduzir o tempo de trabalho e riscos de danos durante a movimentação interna. Por isso a importância de um layout bem desenhado como já comentamos.

Faça planejamentos de médio e longo prazo

A gestão de processos operacionais de estoque também inclui o planejamento estratégico, que vai além das tarefas comuns de recebimento de mercadorias, armazenagem, separação de pedidos e expedição.

Um aspecto a considerar em um planejamento em médio e longo prazo é a sazonalidade — ou seja, a época em que uma determinada mercadoria é procurada com mais frequência. Existem produtos que têm baixíssima venda em certas épocas do ano, ao passo que, em outras, a venda aumenta exponencialmente.

Também é importante considerar o grau de perecibilidade de cada categoria de produtos estocados e seu índice de obsolescência. Por isso, devem sempre ser analisados os prazos de validade e rigorosamente controlados para evitar perdas ou vendas de produtos que podem causar danos ao consumidor.

Automatize seu controle de estoque

O desempenho da empresa dependente, algumas vezes, de condições externas, como demanda sazonal, tendências de mercado, cenários desafiadores e outras situações que podem causar variação da demanda, tornando-a mais difícil de prever.

Nesse caso, investir em processos de automatização devem ser considerados para que o estoque se mantenha alinhado independentemente de determinado período. Isso porque o sistema calcula automaticamente a demanda de todos os produtos, analisando os dados históricos de vendas e garantindo que as quantidades mínimas e máximas de cada produto sejam garantindo que não haja furos no estoque.

Como o sistema é projetado para manter um controle constante da quantidade e valor de cada item estocado, adotá-lo será crucial para reforçar a sua estratégia.

Para que o controle de estoque seja ainda mais efetivo, você deve contar com um ERP integrando as operações do estoque com as da empresa. Isso facilita o acesso às informações por parte dos gestores de outros setores, dos vendedores e de todos os colaboradores que sofrem influência direta do estoque como contabilidade e finanças, por exemplo.

Como essa funcionalidade do ERP Microuniverso ajuda a organizar o seu departamento?

Quando a empresa não tem um sistema que conta com a funcionalidade de controle de expedição há uma comunicação verbal entre vendas e expedição. Ou então, a mercadoria é separada de acordo com a nota fiscal emitida. Nesse cenário, os desencontros começam a acontecer.

O ERP Microuniverso evita ruídos na comunicação a partir do momento que trata de toda essa logística. Fechado o pedido de venda, a informação vai automaticamente para o processo de expedição. O sistema mostra ainda o endereçamento, que é a localização física de cada item dentro do centro de distribuição ou depósito.

Dessa forma, sabe-se quando a entrega tem que ser feita, onde o produto está dentro do depósito e em qual o roteiro ele será incluído.

Se um depósito tem que fazer entregas em bairros diversos, por exemplo, quando o ERP não organiza a rota, o custo das entregas fica maior devido à falta de otimização.

O controle de expedição ajuda a organizar o departamento e a agilizar o processo também, pelo fato de não ter que deixar o endereçamento sob a responsabilidade de um profissional, que demoraria muito mais tempo para achar um produto, tornando a entrega mais lenta.

O sistema pode controlar ainda eventuais itens que são baixados parcialmente. Um cliente, por exemplo, faz uma compra de 20 sacos de cimento e combina entregas parciais. Então, o ERP organiza essas baixas.

Outro recurso do ERP Microuniverso é a possibilidade de conferência eletrônica de mercadorias tanto na entrada quanto na saída. Através da interface com leitores/coletores de dados, o responsável pode bipar os produtos e o sistema checa se a mercadoria é a que foi vendida e o se o produto que está entrando no depósito é o que foi comprado.

O sistema busca as informações de saída nos pedidos de venda e as de entrada nos pedidos de compra. Então o ERP armazena os dados dos pedidos e faz a checagem. Esse é um processo mais sofisticado, que nem todas as empresas implantam em uma primeira etapa, mas é um recurso importante, que faz a diferença no dia a dia.

Quais as suas vantagens?

Agora que você entendeu como o controle de expedição ajuda a organizar o departamento, conheça algumas vantagens de adotar um sistema que ofereça essa funcionalidade na sua empresa:

  • aumento da satisfação dos clientes, que têm uma boa experiência de compra ao receber o produto certo, na data combinada;
  • maior fidelização dos consumidores, cujo nível de exigência está ficando cada vez mais alto;
  • maior tíquete médio por cliente, já que, satisfeitos, os consumidores voltam mais vezes à sua loja, o que pode levar a compras maiores;
  • redução de custos com a organização e otimização das rotas de entrega;
  • opção de não fazer entregas para clientes que estejam inadimplentes.

Apostar no controle de expedição é a chave para organizar o departamento e otimizar as entregas e a gestão do estoque da sua empresa, garantindo maior lucratividade e a satisfação dos clientes, que sempre receberão seus pedidos na data acordada com a área de vendas.

Invista em um sistema que ofereça essa funcionalidade, como o ERP Microuniverso, e conquiste vantagens como maior fidelização dos consumidores, aumento do tíquete médio, redução de custos com entregas e menos erros humanos no processo de expedição.

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