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Como usar o ERP para fazer o controle de compras na empresa?
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Como usar o ERP para fazer o controle de compras na empresa?

Como usar o ERP para fazer o controle de compras na empresa?

Quando pensamos no contexto empresarial e suas estruturas, não podemos deixar de destacar o controle de compras. Afinal, essa é uma das etapas essenciais para o sucesso e o crescimento empresarial. Sendo assim, a tecnologia assume seu papel como facilitadora desse processo.

O fato é que o controle de estoque é essencial para melhorar a lucratividade, evitar rupturas, garantir a saúde financeira e assegurar a viabilidade de uma loja de material de construção, por exemplo. Do mesmo modo, quando a gestão de compras não é bem estruturada, as consequências para empresa são negativas, prejudicando toda uma cadeia que vai desde o controle de estoque, setor de vendas, chegando até o consumidor final.

Para ajudar você nessa missão, criamos este artigo para auxiliar os empreendedores a fazer o controle de estoque da maneira correta.

Boa leitura!

O que é gestão de compras?

Podemos definir como uma atividade estratégica que possibilita a organização na compra de produtos para manutenção do estabelecimento e até mesmo de suprimento para escritório.

Sua importância é estratégica em um empreendimento, por gerenciar os gastos pertinentes ao negócio, controlando e, quando possível, diminuindo-os. Nesse sentido, quando a tarefa de gerir o setor de compras é desempenhada corretamente, ela evita custos desnecessários e, como consequência, aumenta os lucros e a competitividade da empresa.

Como saber o momento certo de investir em um ERP?

Ao falarmos em sistemas de gestão, é preciso que os gestores, com a diretoria da empresa, monitorem as tendências de mercado, movimentações da concorrência e tenham uma visão mais global do negócio.

Para que você consiga identificar esse momento em seu empreendimento, separamos alguns pontos que facilitarão essa jornada.

Problemas em organizar e compartilhar informações

Quando um comércio começa a crescer, a complexidade e o volume de dados aumentam na mesma proporção. Com isso, a tarefa de gerenciar, organizar e compartilhar informações entre os diferentes setores torna-se mais difícil. Já parou para analisar se sua empresa passa por essa situação? Se a resposta é sim, tenha certeza que é o momento de investir em uma solução que aumente a produtividade e a rentabilidade do seu empreendimento.

Lentidão e erros na troca de informações entre os setores

Comércios que fazem seus controles de maneira manual, em planilhas, papel ou sistemas obsoletos e não integrados, estão mais suscetíveis a erros. Uma empresa funciona como as engrenagens de uma máquina, que precisam trabalhar em conjunto para desempenhar suas funções. Nesse sentido, se os procedimentos em seu negócio ainda não são feitos de forma automatizada, saiba que essa é a hora de investir em um ERP que traga agilidade para todo processo.

Gerenciamento ineficiente de inventário

Um ponto vital que merece toda atenção é a gestão de estoque. Sendo assim, para evitar a falta ou o excesso de produtos é fundamental que o inventário e todo o controle de entrada e saída seja feito da melhor maneira. A falta de integração entre os demais setores, principalmente o comercial, é um dos maiores ofensores quando o assunto é o armazenamento de mercadorias.

Sendo assim, se sua loja de material de construção ainda faz o registro de inventário de maneira manual ou apresenta erros que podem ser evitados, tenha certeza, chegou o momento de investir em uma solução de automação.

Dificuldade com as obrigações fiscais

O Brasil é um país com uma das cargas tributárias mais complexas do mundo. Nesse sentido, a fiscalização é constante e a documentação fiscal precisa ser de fácil acesso para que não haja transtornos para a empresa. Com a obrigatoriedade da NFe, é impossível que todo esse procedimento seja feito de forma manual, portanto, um ERP é indispensável para lojas de varejo.

Um software permite integração com outros setores, da mesma forma, agilidade nos processos para que o negócio seja competitivo. Além disso, com ele, é possível garantir a confiabilidade e a qualidade dos produtos e serviços prestados, atendendo às especificações do governo brasileiro.

Quais as vantagens de um ERP para fazer o controle de compras?

Atualmente, esse setor deixou de ser um mecanismo de reação que acompanha as respostas do mercado para fazer suas aquisições. Podemos afirmar que essa área é responsável pela maioria dos custos em um empreendimento. Dessa forma, qualquer tipo de erro prejudica todo o andamento de uma operação.

Contudo, a tecnologia se destaca como uma grande aliada de empresários que tem o objetivo de tornar seu negócio escalável. Separamos algumas vantagens que uma solução de automação pode proporcionar. 

Praticidade nos processos

Usar uma ferramenta de gestão e controle de compras simplifica os processos, trazendo maior agilidade. Com o dinamismo da integração de informações, é possível identificar quais produtos precisam ser adquiridos e repostos em estoque. A automação reduz as falhas humanas, gastos e demora nos processos ligados à entrada e a saída de mercadorias.

Redução de custos

Há fornecedores que disponibilizam descontos para empresas que fazem seus pedidos por meio de sistemas automatizados. A justificativa usada é a lei da oferta e procura, com a competitividade acirrada entre os fornecedores o preço acaba sendo reduzido. Com isso, seus lucros são impulsionados com uma estratégia simples e eficiente.

Emissão de relatórios com maior facilidade

Manter papéis organizados é uma tarefa árdua e, além de não ser prática, não é ecológica. Nesse sentido, um ERP reforça o controle de compras, organizando documentos e mantendo essas informações acessíveis de qualquer dispositivo, para análises e auditorias sempre que necessário.

Controle de compras mais eficiente

Quando uma empresa não usa uma solução automatizada, a tarefa de manter os registros organizados e atualizados é um trabalho difícil, que impacta na tomada de decisão. Sem um acompanhamento preciso das médias, é impossível traçar estratégias com o objetivo de reduzir os custos e potencializar os lucros. Com o módulo de gestão de compras de um ERP é mais fácil mensurar esses dados para desenvolver um controle de estoque mais eficiente.

Integração com outros setores

Desde que a solução adquirida vá além do gerenciamento de compras, é possível automatizar todos os processos que envolvem o negócio. Dessa forma, os diferentes setores trabalham em conjunto, proporcionando ganho de tempo e rotinas mais dinâmicas e eficientes de trabalho.

O que considerar no momento de adquirir um ERP?

Vamos reforçar que a função de controle de estoque em um ERP é a que administra todo o fluxo de compras de uma empresa, desde solicitação de materiais, cotações, entradas e saídas de mercadorias. Além disso, a automação aumenta a competitividade e os lucros, com relatórios que permitem a análise do histórico de compras e valores, o que possibilita ao gestor desenvolver suas estratégias.

Separamos algumas funcionalidades que devem ser consideradas no momento de adquirir um sistema de automação:

  • pedidos de compra;
  • controle de saldo do estoque;
  • recebimento e conferência de mercadorias;
  • entrada e saída de notas fiscais de compras;
  • acompanhamento de pedido;
  • aprovação eletrônica;
  • consulta de ofertas;
  • relatórios gerenciais.

Por fim, podemos observar que a transformação tecnológica e digital trouxe ferramentas que contribuem para as rotinas de um negócio e fortalecem o seu crescimento de forma escalável. Com isso, além da empresa, o consumidor final também é beneficiado com toda uma agilidade no atendimento e a resolução de suas necessidades.

O ERP MicroUniverso fortalece a integração entre os setores e facilita as tomadas de decisão de maneira segura e coerente. Nossos diferenciais vão desde a implantação do projeto, treinamento de equipes para uso da solução até o atendimento e suporte aos usuários. Estamos prontos para apresentar as melhores práticas do mercado, colocando nossos clientes no papel de parceiros e entendo suas necessidades.

Após a leitura, você identificou que está no momento de adquirir um ERP? Então, aproveite a oportunidade e entre em contato com nosso time de especialistas. Juntos, vamos encontrar a solução ideal para o seu negócio.

 

 

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