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4 soluções para uma gestão dos dados eficiente
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4 soluções para uma gestão dos dados eficiente

4 soluções para uma gestão dos dados eficiente

Aproveitar as informações de um negócio a favor de seu crescimento é o segredo para o sucesso. Gestão dos seus dados, por isso, é um tema delicado, mas crucial.

Recentemente, muitas áreas perderam espaço ao não acompanhar a tecnologia. Saiba, porém, que é possível favorecer a expansão e escapar disso. Quer saber como? Então veja neste post quatro dicas sobre a logística no manejo das informações!

1. Organize seus dados

Quem deseja vender com mais rentabilidade, isto é, tem planos para priorizar as mercadorias com maior margem de lucro, necessita manter seus dados bem organizados e acessíveis. O mesmo pensamento deve ser adotado para outras metas, como cumprir melhor os prazos de entrega e aperfeiçoar as compras e o estoque.

As informações dão respaldo para entender profundamente o comportamento dos consumidores. Assim, é possível focar todos os esforços do negócio ajustados a esse público-alvo.

Se você trabalha com cartão fidelidade, por exemplo, pode fazer promoções com descontos nas datas de aniversário dos clientes. O importante é que suas ideias sejam criativas, mas viáveis financeiramente. A estratégia baseada em dados pode garantir segurança nessa tarefa.

Os empreendimentos de peso no mercado sempre buscam agregar valor aos serviços e mercadorias — inclusive a sua concorrência! Por isso, é preciso ter bastante disciplina para não deixar informes relevantes para trás. Isso é comum na atualidade, principalmente em razão das rotinas cada vez mais turbulentas.

Para você não perder o fio da meada, segue abaixo uma lista com tipos de dados que devem sempre ser colhidos e observados.

Dados essenciais

As informações legais e financeiras vão ajudar a medir as vendas e os gastos com recursos humanos e insumos. O ideal é ter uma integração entre os setores, assunto que abordaremos com mais detalhes ainda neste post.

Dados latentes

São informações com riqueza de potencial, iminentes, mas que ainda não têm valor para a realidade em andamento. Elas podem, porém, melhorar a performance comercial futuramente.

Por exemplo: crie um programa de descontos e faça um questionário com a clientela. Para ter direito ao abatimento de preço, o usuário tem que responder a algumas perguntas. Assim, descobre-se itens que os clientes gostariam de encontrar na loja, mas não acharam durante suas compras.

Suponha que a cada 50 clientes, 20 queiram soluções ambientalmente corretas. Isso pode não influenciar em nada agora, mas vir a ser um fator de ampliação para o futuro. Por esse motivo, essa informação é enquadrada como latente.

Dados enriquecidos e consolidados

As informações têm que passar por um tratamento, ou seja, por análise e interpretação. O dado sobre a preferência por produtos ecológicos pode estar disperso por páginas e planilhas. Desse modo, a empresa corre o risco de passar anos sem enxergá-lo.

Por isso é importante gerar significado para os informes. É assim que eles se tornam enriquecidos e consolidados. Para fazer isso, é viável usar dados de domínio público, do próprio site, das redes sociais, entre outros, para melhorar o relacionamento com os clientes, fazendo ofertas mais específicas e atrativas.

Por exemplo: você faz um gerenciamento de estoque impecável e descobre um aumento de 10% nas vendas de azulejos em outubro nos últimos três anos.

Essa informação não tem valor no início do ano, mas pode ajudar a fazer uma compra mais audaciosa em setembro. O segredo é guardar os dados e ter como acessá-los de maneira simples e rápida. Com os dados consolidados, é possível reagir.

Assim, com segurança, a loja pode optar por um empréstimo bancário em setembro para adequação e ampliação do estoque de azulejos em outubro. Desse modo, a rede paga esse financiamento, expande seu desempenho e ainda ganha mais credibilidade junto à clientela, que encontrará o produto que procura.

2. Promova a integração entre departamentos

Gestão de dados é algo que preocupa muitos empresários, que sofrem com a falta de colaboração e diálogo entre as diferentes partes da loja: entregas, cobrança, financeiro, gestão de estoque, compras, vendas etc.

Acontece, porém, que estabelecer uma comunicação de qualidade entre todos eles é uma peça-chave para qualquer segmento. Não é diferente no ramo da construção.

A equipe de informática costuma ser a responsável por armazenar os dados. Por essa razão, ela necessita de uma atuação em sincronia com as gerências, que vão utilizar essas informações nas metas estratégicas.

Seguindo a mesma linha de raciocínio, o pessoal de vendas pode informar o setor de compras sobre as mercadorias que fazem mais sucesso.

Essa tática vai permitir maior saída dos produtos. Do mesmo jeito, a ala de entregas tem que estar alinhada às demais para distribuir com coerência. É preciso organizar a logística nas viagens. Imagine retornar a um mesmo bairro três vezes no dia?

Com as informações integradas, o motorista do caminhão e seu ajudante saberão que há três entregas na mesma vizinhança. Assim, eles farão um planejamento para levar os produtos nesses imóveis de uma vez só.

Portanto, é essencial a integração de departamentos distintos para satisfazer os clientes. Assim dá para preservar o negócio viável e, ao mesmo tempo, batalhar pelo aumento nas vendas.

3. Filtre e estude as informações mais relevantes

Não adianta guardar informes em pilhas e arquivos dispersos sem que seja simples interpretar esse conteúdo. Lembra quando falamos sobre dar significado para a informação?

Nem todos os registros têm importância tática. É fundamental um certo tino para diferenciar o que tem peso para o negócio e o que não.

Como as informações hoje se acumulam em grandes volumes rapidamente, boa parte do empresariado vem escolhendo a tecnologia como amparo nessa seleção. Afinal de contas, a maioria dos comerciantes conta com pouquíssimo ou nenhum tempo livre.

Por isso, é importante escolher uma ferramenta que ajude a guardar os arquivos e também a apontar as incoerências e as situações interessantes. Lembre-se de que é crucial um sistema que mantenha o acervo seguro.

4. Adote um software de gestão de dados

O ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema de Gestão Empresarial) é uma solução de informática que reúne funcionalidades para ajudar no tratamento de todo o ciclo de vida dos dados: geração da informação, armazenamento, acesso imediato, compartilhamento, comparações, entre outros.

Esses softwares aperfeiçoam os processos e dão uma visão panorâmica da empresa, tanto de seu cenário doméstico como de sua participação no mercado. Como resultado, todas as operações se tornam mais lucrativas.

Para o varejo da construção, há programas tecnológicos específicos que fazem a otimização do estoque, a gestão fiscal, a emissão de notas, a administração das vendas e das compras, a implementação de logística, entre outros tipos de tarefas.

Assim, dá para reunir em um único banco virtual procedimentos no controle de crediário, no faturamento, no estoque etc. Essas aplicações, além de coletar o conteúdo, também cruzam os registros das diversas alas da loja.

Mais um incentivo é que essas plataformas são de arquitetura modular, isto é, servem a estabelecimentos de qualquer porte. Assim, é possível adequar essas interfaces especificamente para as suas demandas.

Você terá uma visão unificada de todo a trabalho, o que vai ajudá-lo a sincronizar as equipes de ponta a ponta. Veja outras vantagens desses investimentos:

  • dicas de instalação: geralmente, os provedores dão orientações detalhadas sobre a implementação do ERP e ajudam a definir quais instrumentos serão mais úteis;
  • customização: a estrutura modular propicia ao cliente a escolha de um pacote com apenas as ferramentas que ele usará;
  • treinamento dos usuários: os colaboradores da contratada podem tirar todas as suas dúvidas para que o uso dessa tecnologia alcance o desempenho máximo;
  • custo-benefício: o investimento acaba valendo a pena, pois os desperdícios diminuem e as vendas aumentam de maneira muito natural;
  • aprovações remotas: nos modelos web, é possível, com o uso de ERPs, aprovar orçamentos em tablets e smartphones, o que torna a gestão de dados mais dinâmica.

Gestão de dados, portanto, é um assunto fundamental para tomar decisões mais estratégicas e melhorar a performance de um empreendimento. Com o uso inteligente das informações, você consegue aumentar a rentabilidade e conquistar mais espaço.

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