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Entenda qual é a importância da implantação de sistemas em módulos
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Entenda qual é a importância da implantação de sistemas em módulos

Entenda qual é a importância da implantação de sistemas em módulos

A escolha de um software de gestão de processos é, por si só, bastante complexa. A tarefa exige atenção, critério e análise, garantindo que a tecnologia escolhida seja a mais condizente com as operações da organização. Além disso, dentre os atributos passíveis de avaliação, é importante observar a possibilidade da implantação de sistemas em módulos — de forma a facilitar o processo de integração e usabilidade.

Se você está reunindo informações úteis sobre o ERP e busca entender, em mais detalhes, quais são as possibilidades que a solução oferece, não deixe de ler o conteúdo até o fim. No post, você conhecerá um pouco mais sobre a construção estrutural do software — que se divide por módulos complementares — e terá acesso às principais vantagens de realizar uma implantação processual.

Preparado? Vamos em frente e boa leitura!

O que são os módulos de um sistema de gestão?

De forma geral, o ERP pode ser descrito como a tecnologia que possibilita a alavancagem empresarial. Por meio de recursos eficientes de controle, os gestores têm mais confiança para tomar as decisões que maximizem a competitividade — e reflitam positivamente nos lucros corporativos.

Uma das principais características desse tipo de software é, sem dúvida, a capacidade de integrar todas as unidades do negócio, centralizando informações e minimizando o retrabalho. Além disso, o fluxo operacional é beneficiado pela redução dos erros manuais, o que melhora a performance das equipes.

Mesmo diante de tantos benefícios, é comum que os gestores se sintam inseguros no momento de optar por uma solução — ou de efetivar a substituição de sistemas. Para amenizar a incerteza e, ainda assim, aproveitar as vantagens que um bom ERP pode agregar à empresa, a implantação modular é uma excelente alternativa.

O software de gestão é robusto por natureza (do contrário, não seria capaz de contemplar todos os departamentos corporativos), mas sua organização multisetorial, agrupando funcionalidades e microserviços, permite que sua implantação seja gradual.

De forma a assegurar uma adaptação segura e tranquila, o gestor pode optar por escalar a implantação dos módulos; os quais, de modo geral, podem ser classificados em 3 categorias prioritárias: operacionais, estratégicos e táticos. Os módulos operacionais, como o próprio termo sugere, são responsáveis pela viabilização das atividades cotidianas. Detalhando um pouco mais, é possível encontrar módulos verticais e horizontais que correspondam à operação.

Os horizontais são, por exemplo: compras, contabilidade, custos e estoque. Os verticais, por sua vez, são os que nascem para rotinas bem específicas, tais como call center ou gestão educacional, no caso de uma instituição de ensino.

Em paralelo, os módulos estratégicos e táticos objetivam:

Na prática, é possível perceber que os módulos são complementares e, para que sejam capazes de maximizar a produtividade, os gestores devem dispor de ambos. Uma empresa corretamente operacionalizada, por mais que minimize erros e agilize a execução das atividades, peca em estratégia e pode não atingir os níveis esperados de resultados e crescimento. Da mesma forma, uma empresa sem padronização de fluxos não terá base de análise confiável.

É totalmente viável, porém, que a implantação do sistema de gestão seja realizada por fases, facilitando a penetração da tecnologia, reduzindo o stress da mudança e fortalecendo o fluxo de caixa da organização. Assim, funcionários e lideranças podem se adequar gradualmente e atenuar os riscos de comprometer todas as atividades da empresa em função de alguma eventual dificuldade para manejar a ferramenta.

Quais são os passos para realizar a implantação da integração dos módulos?

Para que o processo de implementação dos módulos do seu ERP seja feito de forma segura e eficiente, é importante seja feito de forma inteligente, a fim de conseguir os melhores resultados para o seu negócio. Então, veja como realizar esse processo a seguir.

Analise a atual situação

Para saber como evitar problemas e riscos no processo de implementação dos módulos do seu sistema ERP, é importante identificar qual o atual contexto da sua empresa. Dessa forma, é possível saber quais são os pontos de vulnerabilidade que exigem cuidados e identificar quais são as mudanças que precisam ser feitas para conseguir realizar um processo mais preciso.

Essa etapa é importante, também, para determinar quais módulos têm maior prioridade para serem implementados em primeiro lugar, para garantir escolhas mais acertadas durante o processo.

Escolha a ferramenta ideal para seu negócio

A escolha do sistema ERP deve ser feita de forma adequada para evitar problemas que possam comprometer a rotina do seu negócio. Não adianta simplesmente querer adotar uma ferramenta dessa natureza: ela precisa ser eficiente e aplicável para o seu negócio. Caso contrário, os resultados podem ser desastrosos. Algumas dicas para esse fim são:

  • analise se há reclamações sobre o ERP da empresa escolhida;
  • converse com outros clientes da empresa para saber a opinião deles sobre a ferramenta;
  • pesquise se há reclamações sobre o negócio;
  • analise as funcionalidades da solução e confirme se ela tem todas as necessárias para uma melhor gestão do seu negócio;
  • verifique se é oferecido o suporte adequado, em caso de problemas.

Faça um planejamento de implementação

Ok, decidido sobre a ferramenta que será utilizada? Hora de verificar aquelas informações que falamos no primeiro passo e realizar um planejamento de implementação. Ele deve ser feito de forma conjunta com o fornecedor da solução, para minimizar chances de desalinhamento entre as partes.

O planejamento deve considerar as necessidades e peculiaridades do negócio, bem como o perfil dos seus funcionários. Sendo assim, é possível estabelecer um ritmo seguro de implementação dos módulos, sem causar um estranhamento ou problemas que possam comprometer o clima organizacional do seu negócio.

Crie um cronograma

Ainda na etapa de planejamento, é importante criar um cronograma. Isso porque a adoção da ferramenta leva um determinado tempo e quanto mais demorar para ser implementado, maiores serão os atrasos para contar com os benefícios da solução, bem como poderá gerar problemas internos.

Afinal, a adoção de um novo software leva à necessidade de adaptação. Quanto mais tempo se estender esse processo, mais demorará para voltar à normalidade. Por isso, é importante seguir um cronograma, para evitar que essa situação se estenda.

Treine e capacite seus funcionários

A inserção de um sistema ERP em sua empresa modifica a forma como algumas funções serão elaboradas e insere um componente novo nas rotinas internas. Para evitar problemas, falhas e dúvidas, é fundamental treinar seus colaboradores para o uso interno.

Faça ciclos de treinamentos em conjunto com a empresa que está providenciando o sistema, gere material que poderá ser consultado posteriormente, entre outros pontos importantes que podem auxiliar a otimizar a relação entre os funcionários e o software, garantindo maior eficácia no dia a dia.

Conte com o apoio de especialistas

Todo o processo deve ser acompanhado pelos consultores da empresa responsável pela implementação do software, a fim de garantir uma maior eficácia. Isso passa desde o planejamento de implementação, treinamento, elaboração do cronograma, adaptação para as necessidades da sua empresa e, até mesmo, os passos após a adesão do sistema ERP.

Faça o monitoramento acerca do processo de implementação

O processo não para na implementação: é fundamental realizar o monitoramento para avaliar se a adesão ocorreu da forma correta, se há alguma modificação a ser realizada e se está, de fato, sendo vantajosa.

Sendo assim, caso seja preciso fazer alguma adaptação para realizar uma conformidade maior com o padrão do seu negócio, a empresa poderá intervir, bem como tirar possíveis dúvidas que possam ocorrer sobre o uso e aplicação do ERP em seu estabelecimento.

Quais são as vantagens da implantação de sistemas em módulos?

A possibilidade de realizar uma implantação modular é bastante atrativa — afinal, organiza as operações, não prejudica o andamento do negócio e, ainda assim, confere todos os benefícios de uma operação totalmente integrada. Aproveite para conhecer algumas das principais vantagens de optar pela implantação por etapas.

Evitar insatisfação

Toda mudança pode gerar desconforto. Afinal, processos que se enraizaram na rotina da organização podem ser difíceis de mudar. É importante ter em mente, entretanto, que qualquer transformação que se proponha a melhorar os resultados corporativos deve ser testada, validada e perpetuada.

Em uma implantação modular, há mais espaço para adaptação. Assim, a insatisfação gerada pela mudança tende a ser menor, mais controlada e mais rápida — uma vez que o acompanhamento é específico e segmentado por grupos.

Melhor adaptação aos novos processos

O que é mais fácil de obter adaptação? Uma mudança em uma única vez ou mudanças realizadas pouco a pouco, sem gerar grande impacto em seu negócio? Afinal, a mudança dos processos para a adesão aos sistemas ERP pode causar um choque inicial, principalmente para a realização de algumas atividades internas.

Por isso, a implementação em módulos pode ser altamente eficiente, permitindo que a adaptação seja feita de uma forma natural, sem maiores problemas. Sendo assim, também é possível perceber qual é o ponto que gerou maior dúvida e resolver as questões de forma mais eficiente.

Mais engajamento de usuários

Com a implementação passo a passo, é possível conseguir um maior engajamento do seu colaborador sobre o processo de adesão. Ele vai aprender pouco a pouco como cada módulo funciona, interagindo com ele, lidando com os treinamentos de cada etapa, conseguindo focar melhor na aprendizagem sobre a ferramenta e extraindo o melhor de seu uso.

Além disso, se há uma tendência a evitar desconforto e gerar uma melhor adaptação, é natural que os seus colaboradores se sintam mais à vontade para utilizar a ferramenta em seu dia a dia, entendendo a sua importância para as rotinas internas.

Melhor percepção de possíveis falhas

Quando o processo é feito etapa por etapa, você consegue identificar qual é o ponto vulnerável exato no qual pode ocorrer uma dúvida, uma falha ou que precise de uma adaptação para ser implementado. Sendo assim, fica mais fácil intervir no ponto onde há um problema, sabendo o que fazer para contornar a situação e garantir melhores resultados na adoção de uma nova ferramenta em seu negócio.

Quando ele é implementado de uma vez, é possível também identificar qual é o ponto no qual há um problema. Contudo para encontrar a questão, demora-se bem mais, o que pode gerar gargalos, problemas de produtividade, insatisfação generalizada, entre outros pontos que comprometem os resultados do seu estabelecimento.

Padronizar processos

A oportunidade de revisitar procedimentos, identificando se ainda são pertinentes ou se precisam passar por ajustes, deve ser encarada como uma excelente possibilidade de alavancar rotinas e resultados. Ao automatizar os processos no ERP, as equipes têm a chance de reavaliar as instruções de trabalho e formatar um fluxo mais sinérgico e produtivo. Em seguida, a padronização assegura que haja segurança na execução e agilidade na entrega.

Manter o ritmo operacional

Muitas vezes, o maior empecilho para uma implantação sistêmica é justamente o medo de comprometer o andamento das atividades corporativas. Em um mundo altamente dinâmico, onde a competitividade do mercado varejista exige respostas imediatas, é importante que as áreas continuem funcionando perfeitamente.

Por isso, a implantação por fases permite que a empresa funcione bem próximo de sua normalidade. Como os grupos são menores — e, também por isso, o acompanhamento é mais próximo —, os impactos são restritos e passíveis de ação eficaz em menos tempo.

Diante disso, é evidente que os gestores devem analisar o panorama de suas companhias, inclusive confirmando o planejamento e as atividades já programadas, para, então, considerar com seriedade a implantação gradual.

É importante frisar, entretanto, que não se trata de optar por um departamento em detrimento de outro, aplicando a tecnologia de gestão de processos apenas a setores específicos. Na verdade, a implantação de sistemas em módulos garante que os ganhos operacionais sejam sinérgicos e integrados, atingindo todas as unidades de negócio sem impactar toda a operação ao mesmo tempo.

Então, o conteúdo contribuiu para esclarecer algumas de suas dúvidas e permitirá que você tenha mais segurança em suas análises e decisões? Se você tiver mais questionamentos ou quiser compartilhar suas experiências, deixe seu comentário abaixo!

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