Mais do que administrar o dinheiro que entra e sai de sua loja, pode ser difícil fazer a gestão dos pedidos de produtos para o estoque da forma certa. A ordem de compra deve ter as informações corretas sobre a mercadoria e, muitas vezes, ninguém sabe o que realmente colocar.
A boa notícia é que existem formas de elaborar esse documento que facilitam o processo de gestão dos pedidos, portanto, a rotina de recebimento de sua loja de materiais de construção.
Neste texto, vamos mostrar o que você precisa saber. Confira!
O que é ordem de compra?
Em primeiro lugar, a ordem de compra é um documento comercial, um registro dos itens comprados pela loja. Ele funciona como um regulador da relação entre o lojista e as fornecedoras.
Não é à toa que é o último passo de compra, demandando um bom conhecimento da gestão em relação ao funcionamento do negócio. Principalmente, das áreas que precisam de estoque e qual é o processo até o recebimento.
Como funciona?
Esse documento é elaborado com informações do fornecedor e do lojista. São dados que facilitam a conclusão da compra, sendo, de maneira geral:
- identificação do comprador e do fornecedor;
- data da aquisição e venda;
- código da ordem de compra;
- valor do produto;
- detalhes da mercadoria;
- condições do pagamento;
- dados da entrega.
Qual é a importância do processo de ordem de compra?
Ter um maior controle das compras e o seu registro são algumas das principais vantagens, no entanto, a ordem de compra possui funções essenciais para a gestão do negócio.
Portanto, são três funções principais: controle de estoque, financeiro e fornecedor.
Estoque
Essa é a primeira função que relacionamos a ordem de compra. Ela serve como material informativo para a gestão de estoque, principalmente, para negócios que utilizam produtos para a revenda, como é o caso de lojas de construção. Trazendo dados sobre a quantidade, prazo, produto, quem é o fornecedor, etc.
Finanças
A confirmação de compra e venda está diretamente relacionada com a ordem. Ela ajuda a entender o quanto será gasto, mas também a quantidade necessária em cada período. Auxiliando em processos posteriores de planejamento.
Fornecedor
Por fim, ela indica para o fornecedor que o comprador está pronto para receber o produto. Assim como, confirma o compromisso de pagamento.
Como usar a ordem de compra na loja de materiais?
A ordem de compra é um recurso muito importante para conseguir acompanhar os insumos que chegam a sua loja. No entanto, é preciso entender que cada tipo de negócio terá uma maneira de elaborá-la.
Aqui, separamos o que você deve atentar ao desenvolver a sua e como usá-la. Confira!
Determine os critérios
Para manter a qualidade dos produtos oferecidos e, claro, não prejudicar o gerenciamento é essencial que as informações da ordem de compra estejam bem definidas. São esses dados que ajudarão a acompanhar e controlar o que entra e sai da loja, além de serem fundamentais para avaliações posteriores.
Entre os principais critérios estão:
- a qualidade do produto;
- o valor;
- a quantidade disponível para a compra;
- data de entrega, tempo de mercado e nível de confiança do fornecedor;
- quantidade de devoluções e reclamações.
Estabeleça uma política de compras
Mesmo que pareça um processo simples a aquisição de produtos, é essencial um planejamento prévio. Esse plano envolve não apenas analisar a quantidade de dinheiro, mas os elementos dos pedidos, desde o prazo até o volume disponível.
Nesse quesito, encontramos na política de compras uma forma de definir orientações sobre todo o processo de aquisição. Como qual é o melhor momento para comprar, se há necessidade de fazer ajustes de valores ou pedidos, quais são as características ideais dos fornecedores, qual é o momento de trocá-los, etc.
Selecione as informações
Algumas informações da política de compras serão de grande ajuda na elaboração da ordem de compra. Como cada negócio tem seus próprios critérios, é bastante comum que isso se reflita na forma como esse documento será elaborado. Você provavelmente terá que criar um modelo próprio baseado nas informações necessárias para a sua gestão e de acordo com a rotina da sua loja.
Atribua responsabilidades
Será importante formar uma equipe para realizar o gerenciamento tanto das ordens de compra, como o que de fato ocorre no estoque. Não são necessários muitos funcionários, mas é preciso defini-los. Normalmente, quatro pessoas já são o suficiente para realizar o trabalho. Eles serão divididas em:
- gestor: encarregado de orientar e gerenciar a equipe;
- autorizador: tem o papel de aprovar as transações comerciais;
- equipe financeira: participa das negociações e mantém o controle financeiro da empresa;
- colaborador: responsável por elaborar as ordens de compra.
Utilize um ERP
O sistema de gestão é uma ferramenta essencial para organizar todas as informações, documentos e ainda fazer o controle do que ocorre na sua loja. Esses softwares são capazes de automatizar muitas etapas da gestão de estoque, inclusive, a relação com o fornecedor e quando ele precisa ser contatado. Investir nessa tecnologia é um passo importante para a tomada de decisões, já que a gestão e os funcionários poderão focar em atividades que realmente exijam seus esforços.
Como a MicroUniverso pode ajudar?
Embora existam uma série de ERPs por aí, muitos desses sistemas não são elaborados para se adequar ao dia a dia das lojas de materiais de construção. De modo que é bem difícil encontrar uma ferramenta que tenha recursos necessários.
Um sistema com integração de processos, análise dos resultados, emissão de documentos fiscais, gestão de estoque, planejamento de compras futuras e muitos outros recursos fundamentais para um gerenciamento eficiente. O ERP da MicroUniverso não só possui todos esses complementos, mas foi desenvolvido para ser uma ferramenta especializada para atender a rotina das lojas de construção.
A ordem de compra é um documento fundamental para o controle dos processos de aquisição de materiais. Esse recurso garante uma gestão do estoque eficiente e, portanto, que a empresa adquira a quantidade certa de produtos para não atrapalhar o fluxo de vendas da loja.
No entanto, é muito importante investir em ferramentas como um ERP para a captura e organização das informações de compra, assim como, a própria elaboração e envio da ordem de compra.
Se você procura um programa que te ajude nesse processo, conheça o ERP da MicroUniverso!